5 Pasos Para Recuperar tu Bandeja de Entrada y Detener la Saturación de Información

Te sientas en tu escritorio, enciendes tu computadora y abres tu correo electrónico. Ten cuidado, porque ahí es donde comienza la saturación de información…

Cuatro horas después todavía estás procesando emails, sin haber realizado ninguna de tus tareas importantes y continúas agregando cosas a tu lista de tareas pendientes.

La mayoría de emprendedores terminan teniendo una relación de amor/odio con su bandeja de entrada.

El correo electrónico es necesario para un negocio en internet, por supuesto. Pero, a pesar que te gustaría pasar esas horas en la mañana haciendo algo más productivo… sabes que hay oportunidades y mensajes que deben ser contestados con rapidez.

No se puede hacer nada con eso. Todos tenemos el mismo problema, simplemente es un efecto secundario de gestionar un negocio en internet. ¿Cierto?

Pues no, no es así. Es TU correo eletrónico, es TU bandeja de entrada, y es momento que retomes el control…

Paso 1: Cambio de Mentalidad – Ponte Nuevamente en la Posición de Poder

Es fácil volverte un esclavo del email y convencerte a ti mismo que todos los mensajes que recibes son estrictamente necesarios para tu éxito. Pero no es verdad. Hay maneras de encargarte de eso sin permitir que determine tu horario.

Deja de procesar la información a medida que llega, y date cuenta que tú puedes escoger. Puedes decidir cuándo y cómo procesar la información. Si no lo haces, vas a caer en la saturación de información. Tu prioridad debe ser generar contenido… no absorber contenido.

Paso 2: Date de Baja de Todas las Listas de Email (Distracciones)

No necesitas saber si Dell ha publicado una oferta de sus laptops, excepto que estés buscando una laptop. No necesitas recibir notificaciones de Pinterest con lo más destacado, excepto que estés involucrado con el marketing en medios sociales. ¿Entiendes la idea?

Date de baja de todas listas de email, actualizaciones y notificaciones que fácilmente puedes encontrar en internet cuando las necesites. Cuando estés listo para comprar una nueva laptop, puedes revisar las ofertas actuales en Dell.com y asunto resuelto.

Escoge cuando es que vas a comprar algo o realizar algún tipo de acción, en lugar de permitir que tus emails te distraigan y alienten a hacer compras impulsivas.

Paso 3: Administración de tu Email – Filtra, Automatiza y  Organiza

Primero, si todavía tienes Spam en tu bandeja de entrada… deshazte de eso. Yo uso un programa llamado SpamBully que funciona de maravilla. A diferencia de otros servicios que te cobran una cuota mensual, este es un programa por el que pagas una vez (30 dólares) y adquieres una licencia por todo un año.

Una vez que tengas filtrado el correo basura, es momento de organizar y filtrar el resto de tus mensajes. Analizar lo que actualmente está en tu bandeja de entrada y determina qué mensajes requieren tu atención, y cómo puedes organizarlos mejor en grupos.

Si tu proceso de ventas en internet es automatizado, entonces esos mensajes de notificación de ventas pueden ser filtrados en su propia carpeta para que revises todos de un vistazo. Las notificaciones de nuevos suscriptores mediante tu servicio de email marketing como Aweber, también pueden ser filtradas en su propia carpeta, para que sea fácil revisarlas.

También puedes crear una carpeta en tu dirección de email para ‘Notificaciones’ y filtrar todas las respuestas en foros, comentarios en blogs y notificaciones similares en esa carpeta. Para mí, esto es una gran ayuda para mantener limpia mi bandeja de entrada, y también me ayuda a enfocarme en esas cosas en el tiempo que designo para crear y fortalecer relaciones profesionales (networking).

Paso 4: Alternativas Más Eficientes Para Administrar Información

Si eres un emprendedor que está en constante aprendizaje, luego de limpiar tu bandeja de entrada y dejarla libre del desorden que genera el Spam y las constantes notificaciones, probablemente te quedes sólo con dos tipos de emails: mensajes que te envía gente real (prospectos, clientes, socios, etc.) y boletines electrónicos a los que te suscribiste.

Dependiendo del tipo de negocio en internet que tengas, esos emails igual pueden significar una montaña de mensajes con los que debas lidiar.

En primer lugar, si recibes vía email muchas preguntas acerca de tu negocio, lo más recomendable es que configures una sección de preguntas frecuentes (FAQ) en tu sitio web, para resolver esas preguntas a tus visitantes. Siempre busca maneras en las que puedas automatizar cosas que actualmente administras vía email.

Segundo, date de baja de todos los boletines electrónicos que no lees o los boletines que no te brindan información que haga crecer tu negocio. Lo que yo te recomiendo es que únicamente sigas el trabajo y consejos de dos personas/empresas, máximo tres para que no te satures.

Ahora sólo te has quedado con las suscripciones que te brindan información oportuna y te mantienen al día con lo que necesitas saber en tu industria.

Puedes fácilmente mover la mayoría de esos mensajes a una carpeta en tu programa de email si lo deseas.

Paso 5: Volver a lo Básico

Configura ‘Reglas’ o filtros para todo lo que no requiera tu atención inmediata, así tu bandeja de entrada se convertirá nuevamente en esa herramienta de comunicación que se suponía que era.

El primer paso es darte cuenta que tu email está determinando cómo pasas tu tiempo en internet, así que debes ser conciente que tú puedes escoger cómo recibes y procesas la información que necesitas.

Toma acciones para automatizar y organizar tu información, y luego usa tu bandeja de entrada para lo que es… para recibir EMAILS. Eso va a liberar interminables horas de tu tiempo, y te permitirá ofrecer un mejor tiempo de respuesta a los mensajes que realmente requieren respuesta.

Espero que estos cinco pasos te ayuden a detener la saturación de información y tener limpia la bandeja de entrada de tu email.